Interne Communicatie

Naar aanleiding van het sociale media onderzoek binnen de opleiding Bedrijfskunde MER komen de onderstaande aanbevelingen ten aanzien van het gebruik van sociale media voor interne communicatie bij een onderwijsinstelling naar voren.

Start met sociale media

Aanbevolen wordt om per direct met intern gebruik van sociale media te starten. Ten eerste omdat sociale media enorme meerwaarde hebben bij het faciliteren van werkprocessen; kennismanagement; beleidsinformatie en motivatie. Ten tweede omdat het de bereikbaarheid en sociale interactie tussen docenten en medewerkers onderling en tussen docenten/medewerkers en de studenten blijft zo gewaarborgd bij de invoering van Het Nieuwe Werken.

Kies bewust een gesloten of open systeem

Uit best practices van andere onderwijsinstellingen in zowel binnen als buitenland komen zowel gesloten en open systemen naar voren. Een open systeem heeft als voordeel dat de media bij de meeste docenten en studenten bekend zijn, wat de adoptie ervan vergemakkelijkt. Een gesloten systeem biedt meer veiligheid. Iets wat in de onderwijswereld van groot belang is. Een gesloten systeem hoeft niet perse nog ontwikkeld te worden. Binnen Avans is er bijvoorbeeld al de mogelijkheid om zo deel te nemen aan Yammer (andere academies zijn hier al aanwezig). De veiligheid van een gesloten systeem kan mogelijk ook de angst voor een verplicht systeem wegnemen. De (sociale) gevaren van iets publiceren zijn immers minder groot. Ook is het mogelijk een blog te openen wat als gesloten systeem werkt.

Het advies is op basis hiervan dus ook om in ieder geval te kiezen voor een gesloten systeem. In principe is de informatie en interactie binnen dit systeem niet bedoeld om met de gehele buitenwereld te delen. (Een beheerder voegt medewerkers en studenten toe als zij tot ‘de stal’ behoren.) Open systemen zoals deze reeds gebruikt worden (bijvoorbeeld docenten die elkaar via Twitter op de hoogte houden) blijven nuttig en hoeven dus zeker niet te stoppen, maar garanderen minder veiligheid en moeten daarom niet als officieel intern communicatie kanaal worden ingezet.

Gebruik ambassadeurs
Binnen elke opleiding, zo ook bij de opleiding Bedrijfskunde MER zijn een aantal docenten zeer positief over het toepassen van sociale media voor interne communicatie. Dit is weer een bron van motivatie en inspiratie. Laat deze collega’s dus experimenteren, het goede voorbeeld geven en de rest van de collega’s enthousiasmeren.

Betrek het hele docententeam

Een goed sociaal netwerk functioneert optimaal als er zoveel mogelijk mensen aangehaakt zijn.  Organiseer workshops die enthousiaste apostelen binnen de opleiding kunnen geven (gefaciliteerd), zodat medewerkers bekend worden met het systeem. Zorg dat studenten weten hoe het systeem gebruikt moet worden en hoe zij het kunnen vinden.

Betrek het hele docententeam: Werf en enthousiasmeer door beloning

Maak medewerkers en studenten enthousiast door ze te wijzen op de mogelijkheden en ze de mogelijkheden dagelijks te laten ervaren. Zet ook hier weer de pioniers in. Een beloningssysteem voor de meest waardevolle bijdragen voor medewerker en student kan hieraan bijdragen. Een beloningssysteem hoeft overigens niet perse in geld uit gedrukt te worden. Creatieve of ludieke vormen van beloning kunnen ook effectief zijn.

Zorg voor voldoende up to date content

Een systeem zonder content is als een gesprek zonder onderwerp. Om het systeem te laten werken moet er natuurlijk voldoende te doen/vinden zijn op het systeem. Medewerkers en studenten moeten er dus voldoende informatie kunnen brengen en halen en in contact kunnen komen met voldoende en relevante personen. Het is dus ook belangrijk dat wat wordt aangeboden aan informatie of interactie vaak wordt ververst, liefst meerdere keren per dag. Zeker in de begin fase zal hierin geïnvesteerd moeten worden. De nieuwe mogelijkheid tot interactie en kennisdeling moet als het ware worden aangezwengeld.

Maak iemand verantwoordelijk

Aangezien vooral in de beginfase van belang is de interactie en kennisdeling aan te zwengelen is het goed hier iemand voor verantwoordelijk te maken. Deze persoon kan het systeem leven in blazen door dagelijks  
interessante links en updates te plaatsen en collega’s uitnodigen tot discussie. Deze persoon is bijvoorkeur al bekend met sociale media.

Evalueer

Laat via het systeem maandelijks zien door wie, wanneer en hoe gebruik is gemaakt van het interne systeem en wat het de deelnemers heeft opgeleverd. Als veel gesproken wordt over het systeem en de interactiemogelijkheden enthousiasmeert dit ook de achterblijvers